L’importanza dei contratti nell’organizzazione del matrimonio

Per parlarvi dell’importanza dei contratti nell’organizzazione del matrimonio, parto da un piccolo aneddoto personale.

Lo scorso anno incontro una sposa per un matrimonio “last minute” ossia realizzazione del progetto, gestione del budget e organizzazione generale in poco più di un mese. Arriviamo alla stipula della mia lettera di incarico e, dopo qualche giorno di attesa, la futura sposa mi solleva alcune riflessioni legate non solo al mio compenso e mansioni, che vengono totalmente sottovalutate, ma anche al mio contratto ritenuto per lei troppo formale.

E’ chiaro che quella sposa non era assolutamente nel mio target poiché non solo non aveva compreso il mio lavoro e il mio impegno, ma stava sottovalutando l’importanza di avere un buon contratto. Decido quindi di non prendere l’incarico.
Il mio contratto è frutto di anni di esperienza, viene infatti arricchito ogni anno di nuove clausole e miglioramenti, e racchiude i principi cardine del mio lavoro e della mia professionalità. 

Quello che abbiamo vissuto quest’anno (le difficoltà legate allo spostamento in massa degli eventi e la gestione di acconti e accordi) ci ha dimostrato l’importanza dei contratti e di come le nostre attività professionali devono essere improntate su una tutela legale specifica. Il contratto fai da te o gli accordi verbali sono pericolosi e gli sposi dovrebbero scegliere solo professionisti seri e con reale esperienza, in grado di tutelarli a 360 gradi in ogni fase dell’organizzazione.

Il contratto tutela legalmente sia il cliente che il professionista, e garantisce professionalità e impegno.

Mettere tutto nero su bianco è una mia abitudine da sempre, e so che spesso vengo considerata molto pignola; per me è un “esercizio” molto importante perché mi aiuta a non dimenticare nulla e ad avere ogni cosa sotto controllo. Mi aiuta anche a gestire al meglio i rapporti con i clienti: gli sposi sono perfettamente a conoscenza di ogni dettaglio del percorso che faremo insieme.
Questa dovrebbe essere una pratica consolidata, mentre invece spesso non è così.
La ragione purtroppo risiede nella superficialità (anche se in buona fede) con cui a volte vengono trattate le questioni “burocratiche”; in questi mesi ho raccolto molte esperienze di spose non proprio contente dei rapporti con le aziende diversamente coinvolte nell’evento, e purtroppo anche dei rapporti con il/la Wedding Planner scelt*, dimostratosi non trasparente nella gestione del contratto e dei rapporti con gli altri fornitori.

Ma quali sono le principali domande che mi sono state sollevate in merito l’importanza dei contratti nell’organizzazione del proprio matrimonio?

Ho provato a racchiuderle in quattro categorie, fermo restando naturalmente che non sto fornendo una consulenza legale ma si tratta di nozioni generiche e che ogni caso va sempre approfondito singolarmente e sottoposto ad un legale. Inoltre ci tengo a specificare che ogni contratto con ogni diversa azienda coinvolta nell’organizzazione del matrimonio sarà differente e, come ci ha insegnato l’esperienza vissuta quest’anno, le prestazioni poste in essere da ogni fornitore hanno tempi e modalità di applicazione differenti.

L’attività svolta da un* wedding planner è contrattualmente complessa, poiché il suo lavoro si sviluppa e si spalma in un arco di tempo variabile piuttosto lungo. Facendo l’ipotesi di un anno di lavoro, un* wedding planner svolgerà diverse attività nell’arco dei mesi, che vanno dai primi sopralluoghi, alla preparazione del progetto di design, alla ricerca e approvvigionamento dei materiali facenti parte del progetto stesso. Il suo lavoro quindi non si attua solo il giorno dell’evento, ma inizia concretamente subito dopo la firma del contratto.
Caso differente è invece la prestazione posta in essere ad esempio da un fotografo, che svolgerà il 90% del lavoro il giorno dell’evento.

E’ davvero importante tenere a mente queste differenze.

La prima e più ricorrente domanda riguarda i preventivi: bastano da soli a tutelare entrambe le parti?
Partiamo dal presupposto che un preventivo non è un contratto ma rappresenta un’offerta commerciale proposta dal fornitore di riferimento, utile esclusivamente a dimostrare i servizi ed il prezzo offerto. Al fine quindi di avere maggiori garanzie in caso di imprevisti, è opportuno sottoscrivere tra le parti un contratto che contenga tutte le indicazioni utili ad evitare l’insorgere di eventuali controversie.
Vi assicuro che questa situazione è quella che ci troviamo di fronte il più delle volte.

Come gestire gli acconti/caparra confirmatoria in caso di cancellazione o rinvio di un evento?
Normalmente le condizioni contrattuali prevedono le modalità e i termini di recesso dal contratto, e delle relative conseguenze, soprattutto in ordine alla restituzione degli acconti versati. In assenza di contratto si applica la disciplina prevista dal codice civile ed in ogni caso le norme di correttezza e buona fede nell’esecuzione contrattuale.
Ma anche in questo caso, e l’esperienza Covid-19 insegna….è sempre meglio perdere qualche minuto in più per la lettura e la sottoscrizione di una scrittura privata con i fornitori che affrontare un eventuale contenzioso.

Un esempio tratto da Il Sole24Ore clicca qui

Come comportarsi nel caso in cui nel contratto non siano inserite delle clausole espressamente richieste dagli sposi?
E’ vero che siamo abituati a vedere dei contratti standard forniti dai fornitori, ma nulla vieta che la parte interessata (in questo caso gli sposi) possano richiedere e far inserire eventuali clausole aggiuntive all’interno degli stessi. In alternativa, in specifici casi di eventi straordinari e imprevedibili, è possibile sottoscrivere apposite polizze assicurative.

E’ possibile prevedere il pagamento di penali all’interno di un contratto?
L’inserimento di clausole che prevedano penali è rimessa alla libertà delle parti contraenti, con l’avvertenza però che le stesse, avendo natura vessatoria, dovranno essere espressamente approvate dalla parte a cui si richiede la loro applicazione.

Ciò che raccomando sempre ai miei sposi in merito l’importanza dei contratti, è di leggere attentamente ogni proposta, firmare sempre i documenti che si ricevono, ed esporre le proprie osservazioni se si hanno dubbi.

Se avete altri dubbi o domande, sarò felice di rispondervi!
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